När förändringen blev oundviklig
När vår kunds systemleverantör meddelade att supporten för deras befintliga ekonomisystem skulle upphöra, stod organisationen inför ett avgörande vägval. Skulle de byta system helt eller uppgradera den befintliga lösningen och förflytta sig till molnet?

Organisationen vände sig till oss på Andersen Consulting för expertvägledning och ett konkret beslutsunderlag. Vi fick förtroendet att genomföra en ERP-strategi och förstudie med syfte att kartlägga nuläget, analysera behov och peka ut den mest strategiskt hållbara vägen framåt. Vi satte snabbt ihop ett team bestående av en senior ERP-specialist och en konsult med djup förståelse för ekonomiprocesser.

Vår uppgift var tydlig: nästa systemlösning skulle inte bara fungera tekniskt, utan också stödja organisationens arbetssätt för framtiden och frigöra tid från manuellt arbete. Tillsammans skapade vi en helhetsbild av flöden, processer och behov som gav ledningen trygghet och insikt för att fatta rätt beslut.

Från nuläge till riktning
För att skapa en lösning som verkligen fungerar i vardagen började vi med att gå till organisationen själv. Vi ville förstå hur medarbetarna faktiskt arbetar, vilka flöden som skapar mest värde och vilka funktioner som är kritiska. Därför genomförde vi ett 40-tal intervjuer med medarbetare från hela organisationen, från de som arbetar direkt i systemet till dem som påverkas indirekt av processer och flöden. Genom dessa samtal fick vi en tydlig bild av nuläget och kunde prioritera de funktioner som verkligen behövde stödjas i nästa system. Förstudien byggdes upp i fyra steg:

Intervjuer och nulägesanalys – för att förstå hur systemet användes i praktiken och var utmaningarna låg.
Processkartläggning – visualisering av flöden, roller och ansvar i nuvarande arbetssätt.
Systemutvärdering – jämförelse mellan alternativa ERP-lösningar baserat på krav, funktionalitet, kostnad och framtidsutsikten.
Rekommendation och transformationsplan – konkret beslutsunderlag med både kortsiktiga och långsiktiga förbättringsåtgärder.

Från beslut till handling
Resultatet av förstudien visade att det befintliga systemet redan uppfyllde många av organisationens behov, men att det inte användes till sin fulla potential. En migrering till molnet skulle ge modernitet, stabilitet och skalbarhet, och detta blev grunden för kundens beslut att gå vidare med just den lösningen.

Kunden gav oss fortsatt förtroende att inte bara leda den tekniska migreringen, utan även att stötta ekonomifunktionen i arbetet med att utveckla processer och utnyttja systemets fulla kapacitet. Under hösten driver vi därför två parallella spår. Det ena spåret omfattar molnmigreringen, med installation, datamigrering och testning av den nya plattformen, där fokus ligger på automation och effektiva flöden. Parallellt arbetar vi med ekonomiavdelningen för att utveckla arbetssätt, automatisera manuella moment och säkerställa att systemets fulla potential utnyttjas. Detta sker genom workshops, nära samarbete med integrationspartner och löpande förbättringsarbete inom exempelvis leverantörsfakturahantering samt fakturering.

Genom att kombinera teknisk expertis med förändringsledning säkerställer vi att organisationen inte bara får en modern plattform, utan också ett konkret värde i vardagen genom bättre kontroll, effektivare processer och mer tid till strategiskt arbete.

Våra viktigaste lärdomar och tips till dig som CFO

• Börja alltid med att förstå organisationen först, intervjua nyckelpersoner och analysera processer innan systemval görs.
• Välj system utifrån verksamheten, inte tvärtom.
• Sätt ihop ett team som kombinerar strategisk erfarenhet med operativt stöd.
• Involvera både IT, Legal och ekonomi tidigt för buy-in och smidigare implementering.
• Dokumentera och visualisera flöden, en tydlig systemkarta underlättar både beslut och implementering.

Står du inför liknande beslut? Kontakta oss gärna för att få vägledning genom hela systemresan.

Kontakt:
Peder Rydberg, Partner
Business transformation | ERP systems | Finance Leadership
Peder.Rydberg@AndersenConsulting.com